Dear Durham Public Schools Families and Staff,
As part of our ongoing Dollars & Decisions series—our commitment to transparency and community understanding around school district finances—we want to keep you informed about an important update. At the August 14 Board of Education Work Session, Durham Public Schools will present its 2023–2024 financial audit to the Board and community.
What is an audit, and why does it matter?
An audit is a formal review of the school district’s financial records. It is conducted by independent auditors to make sure public funds are being managed responsibly, records are accurate, and financial practices follow the law.
Annual audits are a standard and important part of how we remain transparent, accountable, and good stewards of taxpayer dollars. They help us identify strengths and areas for improvement in our financial operations.
Why is this audit being presented so late?
We want to acknowledge that the 2023–2024 audit is significantly delayed, and we understand that this raises important questions. Several challenges contributed to this delay:
New Financial Software Implementation: We transitioned to a new financial system to improve long-term efficiency, but the initial rollout created unexpected challenges in how financial data was organized and reported.
Staffing Turnover: Our Finance Department experienced extended vacancies and significant turnover, including the Chief Finance Officer, which affected continuity and capacity.
Account Reconciliation Issues: Several accounts required deeper review and correction to ensure accuracy.
On August 14, the auditors will make a presentation and Chief Finance Officer Jeremy Teetor will provide a staff update on action items that have been taken to address and correct the audit’s findings. We invite you to join us for the meeting or tune in Thursday evening via Facebook or our YouTube channel.
Here are Frequently Asked Questions regarding the audit process and DPS.
Q1: What is a financial audit?
A financial audit is a professional review of a school district’s financial records. It confirms that public funds are used properly, records are accurate, and financial practices follow state and federal laws.
Q2: Who performs the audit?
An independent, third-party accounting firm conducts the audit and reports the findings directly to the Board of Education.
Q3: Why is the 2023–2024 audit late?
There were three main reasons for the delay:
We switched to a new financial software system that caused challenges in accessing and organizing data.
Several key positions in the Finance Department were vacant or had turnover during the year.
Some financial accounts required significant work to reconcile and correct.
Q4: What does this mean for students, staff, and schools?
This audit does not affect daily operations, school budgets, or funding for students. It is a review of last year’s financial activity to ensure our records are accurate and complete.
Q5: What happens next?
The audit will be presented at the August 14 Board Work Session. After the presentation, we will publish the findings and any recommendations for improvement.
Q6: What is the district doing to prevent this from happening again?
We have taken several steps, including:
Hiring experienced finance professionals to stabilize our team;
Providing staff training on the new software; and
Strengthening internal financial processes and oversight.
Q7: Where can I watch or learn more about the presentation?
You can watch the Board of Education Work Session on August 14 live on our YouTube channel, Facebook, or view a recording after the meeting at Durham Public Schools - YouTube.
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Estimado Personal y Familias de las Escuelas Públicas de Durham,
Como parte de nuestra serie continua de Decisiones y Dólares - nuestro compromiso a la transparencia y el entendimiento de la comunidad sobre las finanzas del distrito escolar - queremos mantenerlos informados sobre una actualización importante. En la Sesión de Trabajo de la Junta de Educación el 14 de agosto, las Escuelas Públicas de Durham presentarán la auditoría financiera del 2023-24 a la Junta de Educación y a la comunidad.
¿Qué es una auditoría y por qué importa?
Una auditoría es una revisión formal de los archivos financieros del distrito escolar. Se lleva a cabo por auditores independientes para asegurar que los fondos públicos se administren de una manera responsable, que los archivos son exactos y las prácticas financieras cumplan con la ley.
Las auditorías anuales son un estándar y una parte importante de cómo nos mantenemos transparentes, rendición de cuentas y una adecuada administración de los dólares de los contribuyentes. Nos ayudan a identificar puntos fuertes y áreas para mejorar en nuestras operaciones financieras.
¿Por qué esta auditoría se está presentando tan tarde?
Queremos reconocer que la auditoría del 2023-24 está demorada de una manera significativa y entendemos que esto presenta preguntas importantes. Muchos retos contribuyeron a esta demora:
Implementación de nuevo software financiero: Realizamos una transición a un nuevo sistema financiero para mejorar nuestra eficiencia a largo plazo pero la implementación inicial creó retos inesperados en cómo la data financiera fue organizada y reportada.
Cambio de personal: Nuestro Departamento de Finanzas experimentó plazas vacantes a largo plazo y cambio significativo de personal, incluyendo el Director de Finanzas que afectó continuidad y capacidad.
Asuntos con la reconciliación de cuentas: Varias cuentas requirieron una revisión más profunda y corrección para asegurar la exactitud.
El 14 de agosto, los auditores realizarán una presentación y el Director de Finanzas Jeremy Teetor proporcionará una actualización del personal en temas de acción que se han tomado para responder y corregir los resultados de la auditoría. Los invitamos a que nos acompañen para la reunión o a verlo el jueves en la noche a través de Facebook o nuestro canal de YouTube.
Aquí están las Preguntas Frecuentes sobre el proceso de auditoría y las Escuelas Públicas de Durham:
Q1: ¿Qué es una auditoría financiera?
Una auditoría financiera es una revisión profesional de los archivos financieros de un distrito escolar. Confirma que los fondos públicos se están usando de una manera responsable, los archivos son exactos y las prácticas financieras siguen las leyes estatales y federales.
Q2: ¿Quién hace la auditoría?
Una firma de auditoría independiente de tercera parte lleva a cabo la auditoría y presenta las conclusiones directamente a la Junta de Educación.
Q3: ¿Por qué se retrasó la auditoría del año 2023-24?
Hubo tres razones principales por el retraso:
Cambiamos a un nuevo sistema de software financiero pero la implementación al principio creó retos en organizar y tener acceso a la data.
Varias posiciones claves en el Departamento de Finanzas estuvieron vacantes o tuvieron cambios durante el año.
Algunas cuentas requirieron trabajo significativo para reconciliar y corregir.
Q4: ¿Qué significa esto para los estudiantes, personal y escuelas?
Esta auditoría no afecta las operaciones diarias, los presupuestos de las escuelas o los fondos para nuestros estudiantes. Es una revisión de la actividad financiera del año pasado para asegurar que nuestros archivos son exactos//precisos// y completos.
Q5: ¿Qué sucederá después?
La auditoría se presentará en la Sesión de Trabajo de la Junta de Educación el 14 de agosto. Después de la presentación, publicaremos los resultados y cualquier recomendaciones para mejorar.
Q6: ¿Qué está haciendo el distrito para prevenir que esto ocurra otra vez?
Hemos tomado varios pasos, incluyendo:
Contratar profesionales de finanzas con experiencia para estabilizar nuestro equipo;
Proporcionar entrenamiento para el personal en el nuevo software; y
Mejorar procesos financieros internos y supervisión.
Q7: ¿Dónde puedo ver o aprender más sobre la presentación?
Usted puede ver la Sesión de Trabajo de la Junta de Educación el 14 de agosto en vivo en nuestro canal de YouTube, Facebook o ver una grabación después de la reunión en http://www.youtube.com/@dpsespanol9427.